Sneak Peek met Talent Program trainee Mark bij Gemeente Utrecht

Hoi, ik ben Mark Ouendag. Trainee binnen het Talent Program en nu bezig met mijn tweede opdracht bij Gemeente Utrecht als Secretaris van de CIO.

 Vertel eens iets meer over je opdrachtgever…

Ik werk voor de gemeente Utrecht, op de afdeling CIPM, wat staat voor Concern Informatie- en Procesmanagement. Binnen een grote gemeente wordt informatie een steeds belangrijkere asset, door digitalisering en de opkomst van begrippen als Big Data. Tegen die achtergrond is het heel belangrijk dat die informatie voor alle ambtenaren beschikbaar, vindbaar en interpreteerbaar is. Daaraan draagt CIPM bij door de regie te voeren op alle systemen en applicaties die de gemeente gebruikt, door beleid en spelregels te formuleren voor het werken met ICT en door ervoor te zorgen dat ambtenaren op de hoogte zijn van de laatste moderne ontwikkelingen.

 

Wat voor rol heb jij daarin?

Ik ben de secretaris van de CIO (Chief Information Officer). Hij is de directeur van de afdeling. Als secretaris ondersteun ik hem, maar ook de rest van het team bij hun werk. Soms is dat heel praktisch door overleggen voor te bereiden, stukken te verzamelen en verslagen te maken, maar ik heb ook al verschillende brainstormsessies en evaluatiegesprekken mogen voorbereiden en ook faciliteren. Het leukste vind ik dat je van alles wat er op zo’n afdeling gebeurt iets mee krijgt. Ik ben echt de spin in het web, die ervoor zorgt dat alle inhoudelijke specialisten op de afdeling hun werk goed kunnen doen. Dat is heel dankbaar werk.

 

Waarin wordt je uitgedaagd in deze opdracht?

Binnen een gemeente heb je met enorm veel verschillende stakeholders te maken. We werken met informatiemanagers van ongeveer vijftien verschillende afdelingen, die die rol allemaal op hun eigen manier invullen. Daarnaast hebben we te maken met de ambtelijke top van de organisatie en dan ook nog met het politieke bestuur. Als secretaris kun je echt waarde toevoegen door erop te sturen dat al die doelgroepen op hun eigen passende manier bediend worden. Dat betekent dat je veel in contact moet zijn met die doelgroepen om te weten wat er speelt, maar ook met je eigen teamleden. Dat maakt het elke dag weer spannend wat er nu weer gaat gebeuren en hoe je daarop kunt inspelen.

 

Wat vind je lastiger aan de opdracht?

Het perfect afstemmen van een boodschap op de doelgroep voelt voor de échte inhoudelijke specialisten soms een beetje langdradig of onnodig, omdat zij zelf al zo goed weten waar de inhoudelijke nuances zitten. Als je dan voelt dat zij er niet op zitten te wachten om bijvoorbeeld een brief voor de wethouder tot op woordniveau aan te passen, krijg ik wel eens de neiging om het dan maar zelf te gaan doen, om niet lastig te hoeven zijn. Als je dat echter doet, zit je agenda binnen de kortste keren overvol. Het is dan juist de kunst om wel behulpzaam te zijn, maar ook de verantwoordelijkheid te laten liggen waar die hoort. Daarnaast merk ik dat ik echt niet zo heel gestructureerd ben, terwijl ik als secretaris vaak ook juist de details goed moet regelen. Dat is af en toe een flinke struggle, maar het gaat me steeds beter af!