Privacy Statement 

Privacy Beleid 2023

Opdrachtgevers, relaties, kandidaten en (oud)medewerkers van Young Colfield

Als je ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met ons privacybeleid. Bij Young Colfield hebben we de privacy van onze stakeholders hoog in het vaandel staan. De gegevens die opdrachtgevers, relaties en (oud)medewerkers aan ons verstrekken worden met zorg behandeld en beveiligd. Ons privacybeleid geeft een algemeen inzicht in hoe wij met deze (persoons)gegevens omgaan.

Wie zijn wij

Young Colfield is gevestigd te Amsterdam, Hogehilweg 8, postcode 1101 CC en is verantwoordelijk voor de gegevensverwerkingen (Verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens).

Kandidaten

Onder kandidaten verstaan wij sollicitanten, deelnemers aan externe en interne recruitment events, trainingen en overige geïnteresseerden voor mogelijke functie bij Young Colfield. Je gegevens (NAW-gegevens, opleiding, email adres, telefoonnummer, geboortedatum, pasfoto, CV, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot en met 31 december van het volgende kalenderjaar na de laatste keer dat je contact heeft gehad met Young Colfield. Met het akkoord gaan met ons privacybeleid worden je gegevens één tot maximaal twee jaar bewaard, afhankelijk van de datum waarop de gegevens gedeeld zijn met Young Colfield. Daarna worden deze gegevens definitief verwijderd.

Medewerkers

Onder medewerkers verstaan wij alle personen die een arbeidsovereenkomst hebben met Young Colfield. Eenmaal in dienst slaat Young Colfield allerlei (persoons)gegevens op. Het merendeel van die gegevens moet Young Colfield opslaan om te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen, een ander deel van de gegevens is in het belang van de medewerker (salaris uitbetalen, onkostenvergoeding, e.d.) en een klein deel bewaren we met als doel te kunnen communiceren met of over jou als medewerker. Al deze informatie is te vinden in ons verwerkingsregister. In onze arbeidsovereenkomst vragen wij onze medewerkers akkoord te gaan met onze privacyregelgeving inclusief het opslaan van de (persoons)gegevens.

Relaties, opdrachtgevers en leveranciers

Onder relaties verstaan wij alumni en contactpersonen waar geen actieve leveranciersrelatie van kracht is (geen medewerker, tussenpersoon of opdrachtgever). Contactgegevens van relaties slaan we op in ons CRM-systeem en gebruiken we enkel en alleen om met relaties te communiceren over zakelijke mogelijkheden. Met opdrachtgevers en leveranciers maken we afspraken over de verwerkingsverantwoordelijkheid van de verschillende partijen. Omdat we die verantwoordelijkheid niet volledig van ons af willen schuiven is aan opdrachtgevers een overeenkomst voorgelegd met een gedeelde verantwoordelijkheid voor gegevens, waarin bijvoorbeeld afspraken worden gemaakt over beveiligingsmaatregelen, datalekken en geheimhouding verplichtingen.

Data-onderhoud

Young Colfield heeft per proces een werkwijze om te zorgen dat de juiste data ook op de juiste momenten verwijderd wordt. Per 2019 zijn alle offline en online mappen doorlopen om alle data te laten voldoen aan de AVG en wettelijke bewaartermijnen. Tevens, Met ingang van 2019 worden jaarlijks aan het einde van Q2 en Q4 alle personeelsmappen doorlopen om documenten te verwijderen. Aan het begin van elk jaar is er een privacy impact assessment door een externe privacy officer wat Young Colfield attendeert op benodigde acties.

Functionaris Gegevensbescherming

Bij Young Colfield dragen we een gezamenlijke verantwoordelijkheid om zorgvuldig met (persoons)gegevens om te gaan. Mocht je echter contact zoeken om gegevens in te zien, aan te passen, te verwijderen, meer informatie op te vragen of suggesties hebben (zie onderstaand) dan kun je contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming:

Joris van der Steuijt

joris@youngcolfield.nl

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Voor een ieder waar wij (persoons)gegevens van opslaan bestaat het recht om persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast is er het recht om de toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens door Young Colfield. Bovendien kan een beroep gedaan worden op het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde organisatie, te sturen. Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens kan verstuurd worden naar onze Functionaris Gegevensbescherming. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op je verzoek. Young Colfield wil er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-deautoriteit-persoonsgegevens/tip-on 

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Young Colfield neemt de bescherming van je gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je het idee heeft dat je gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming.

Wijzigingen in ons privacybeleid

Young Colfield kan ten alle tijden om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in dit privacybeleid. Wij passen ons privacybeleid daar continu op aan. Uiteraard staan we ook zeer open voor suggesties of ideeën hoe we ons privacybeleid of privacydocumenten kunnen verbeteren. Deze suggesties kun je ook toesturen aan onze Functionaris Gegevensbescherming.